Dokumentoinnin tärkeys rakennustyömaalla

Miksi Dokumentoimme Kaiken Työmme?

Dokumentoinnin tarkoituksena on merkityksellisen tiedon tallentaminen ja mahdollistaa sen jakaminen muille osapuolille. Dokumenttien säilyttäminen kirjallisena antaa luotettavan tietopankin sen hetkistä sekä myöhempää käyttöä varten. Kattavan dokumentoinnin lisäksi yhtä tärkeää on dokumenttien asiallinen arkistointi.

Usein kirjallisen dokumentoinnin sijaan ihminen kerää oman muistin varaan tiedon tapahtumista, jotka eivät tunnu kyllin tärkeiltä. Ihmisen muistissa olevat dokumentit eivät päde silloin, kun kyse on hankkeesta, jonka ihminen ostaa ihmiseltä. Hankkeen edetessä, voi eteen tulla ikäviä tilanteita, joissa osapuolet tavoittelevat omaa etuaan. Tilanne ajautuu ristiriitaan, ns. sana sanaa vastaan.

Ihanteellinen dokumentointi erilaisista hankkeista tapahtuukin kirjallisena koko hankkeen ajan, suunnitteluvaiheista sopimuksiin ja toteutuksiin. Kirjallisen dokumentoinnin tärkeyttä ylläpitäen, on valo- ja videokuvamateriaaleilla joskus suurempi rooli, etenkin jos hanke koskee muutos- tai valmistustyötä ja käytössä on erilaisia työvälineitä. Näin ollen on selkeästi näkyvää, asiallista dokumenttia, hankkeen eri vaiheista ja menetelmistä.

Laadukas Dokumentointi Luo Luotettavuutta Osapuolien Välille

Rakennustyömaan dokumentoinnissa on hyvä panostaa ehdottoman tarkkaan kirjaamiseen ja valo- tai videokuvamateriaalin kokoamiseen. Erilaisten sopimusten, suunnitelmien, työvaiheiden ja työvälineiden dokumentointi on kattava, kun lisätään kuvamateriaalia. Esimerkiksi pohjatyömaalla kuvamateriaalin kerääminen ennen työn aloitusta tuo luotettavan informaation lähtökohdista. Usein puutteelliset dokumentit tuovat epäonnea ristiriitojen sattuessa. Jos työn aikana tai sen valmistuttua ilmenee vaurioita tai on epäilys laiminlyönnistä, on hyvin tehdystä dokumentoinnista enemmän kuin hyötyä, se on todisteena, mikäli esimerkiksi ko. vauriot olivat jo olemassa tai laiminlyöntejä ei ole tapahtunut.

Kun rakennustyömaahankkeessa on osapuolina työn tilaaja eli kohteen haltija, ja työn toteuttaja eli urakoitsija, dokumentoinnin tärkeyttä korostaa työmaan päättymisen jälkeen alkavat takuu- ja vastuuajat. Vaikka olisimme työt jo lopettaneet, jää meille sopimuksesta riippuen, yleensä kahden vuoden takuuaika. Takuuaika alkaa, kun työn tilaajana ollut osapuoli ottaa kohteen takaisin haltuunsa. Mikäli työn tuloksena ilmenee vaurioita, on takuuaikana vastuu meillä.
Takuuajan päätyttyä alkaa vastuuaika, jonka vastuu niinikään on meillä. Vastuuajan kesto on enimmillään kymmenen vuotta, ellei muutoin ole sovittu. Vastuuaikana vastaamme virheistä, jotka ovat johtaneet työn laiminlyöntiin, keskeneräiseen työhön tai laadunvarmistuksessa on laiminlyöntejä.
Takuu- ja vastuukauden aikana tulevien korjausvaatimusten selvittelyyn voimme hyödyntää huolellisesti toteutettua dokumentointia.

Dokumenttien sähköinen arkistointi on nykypäivän teknologian ansiosta nopeaa, helppoa ja luotettavaa, koko dokumentin elinkaaren ajan.

Me Pohjaprolla käytämme dokumentointiin Kotoprota, mikä takaa dokumentaation helppokäyttöisyyden kaikissa tilanteissa.

Kommentoi

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *